OTOMATISASI PERKANTORAN

Pengertian Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun diluar perusahaan. Degan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan

Kategori Pemakaian Otomatisasi Kantor

1. Manajer, adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama sumber daya manusia.
2. Profesional, adalah orang yg tidak mengelola orang lain tetapi menyumbang keahlian khusus yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administratif, contohnya pembeli, wiraniaga dan lain-lain.
3. Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas, seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Pegawai administratif, biasanya bertugas melaksankan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

Konsep-konsep Otomatisasi Kantor

1. Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi
2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi
4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik
5. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti

Manfaat Otomatisasi Kantor

Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi, mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.

Macam-macam Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

Aplikasi dalam Otomatisasi perkantoran dibedakan menjadi dua macam yaitu aplikasi perkantoran menggunakan peralatan elektronik non komputer dan aplikasi perkantoran menggunakan komputer. Dalam banyak hal fungsi darikedua jenis aplikasi diatas adalah sama hanya peralatannya saja yang berbeda.

Aplikasi-aplikasi dalam Otomatisasi perkantoran adalah :

1. Word Processing

Penggunaan perangkat komputer yang menghasilkan berbagai tugas pengetikan dan pencetakan dokumen secara otomatis. Sekretaris atau manajer melakuakn pengetikan melalui terminal, dari sini sebuah dokumen yang disiapkan (diketik) dapat dilakukan pengeditan terlebih dahulu, sebelum disimpan kedalam komputer  Dokumen juga dapat diambil atau disimpan dalam media penyimpanan luar. Jika diperlukan dapat dibuat hard copy dalam cetakan printer. Hasil cetakan ini dapat diberikan kepada manajer sebagai bahan persiapan agar komunikasi dapat berjalan lebiih efektif . Dalam perkantoran modern dokumen tidak mesti harus dicetak,namun dapat di attach dari komputer lain yang terhubung dalam satu jaringan komputer.

Source from: www.dinus.ac.id

2. Voice mail

Voice mail adalah sarana yang disediakan oleh penyedia layanan telepon kepada pelanggan untuk dapat meninggalkan pesan dalam sebuah mail-box apabila telepon yang dituju tidak dapat dihubungi. Mail-box yang berisi pesan-pesan ini dapat dipanggil oleh pemilik telepon untuk mendengarkan pesan-pesan yang diterima dan telah tersimpan di dalamnya.

Source from: www.dinus.ac.id

3. Electronic Mail

Electronic mail atau sering disingkat e-mail, konsepnya sama dengan voice mail, hanya saja terjadi antar pengguna komputer yang terhubung dalam satu jaringan komputer. Seorang pengguna e-mail mempunyai mail-box atau folder disebut mail-server yang terhubung 24 jam dalam jaringan komputer. Pengguna lain dapat mengirimkan pesan kedalam mail-box dengan menyebutkan alamat email yang dituju walaupun si pemilik mail-box tidak sedang terhubung dalam jaringan komputer. Untuk membaca pesan-pesan yang diterima, seorang pengguna harus membuka mail-boxnya.

Source from: www.dinus.ac.id

4. Computer Calendering

Apabila anda pernah menandai kalender di rumah untuk suatu agenda kegiatan, computer calendaring punya analog seperti itu. Jadwal kegiatan maupun perjanjian dengan kolega dapat disimpan dalam komputer, pada saat atau sebelum kegiatan komputer akan mengingatkan manajer tentang perjanjian maupun kegiatan tersebut melalui penanda (alarm). Sebuah perjanjian dapat dikirimkan atau diakses oleh pihak lain yang terhubung dalam jaringan komputer, penandaan kegiatan akan diberikan ke semua komputer yang mencatat kegiatan tersebut.

Source from: www.dinus.ac.id

5. Audio Conferencing

Audio Conferencing adalah pemanfaatan peralatan komunikasi suara untuk menghubungkan orang-orang pada tempat yang terpisah untuk dapat melakukan pembicaraan pada suatu topic tertentu. Peralatan audio dapat diganti menggunakan komputer yang mempunyai kemampuan audio. Audio channel digantikan oleh komputer yang dilengkapi dengan chat server.

Source from: www.dinus.ac.id

6. Video Conferencing

Video Conferencing adalah penggunaan televisi serta peralatan audio visual untuk menghubung pertisipasi konferensi yang lokasinya saling terpisah. Pelaksanaanya dapat dengan cara :

• One-way video dan two-way video
• One-way video dan audio
• Two-way video dan audio

Kegiatan seperti ini juga sudah dapat dgantikan dengan menggunakan peralatan komputeryang mempunyai kemampuan audio visual.

Source from: www.dinus.ac.id

7. Computer Conferencing

Komputer yang terhubung dalam satu jaringan dapat saling berkomunikasi, baik text, audio maupun audio-visual. Pemanfaatan jaringan internet semakin memudahkan pengguna komputer untuk melakukan hal ini. Tersedia banyak ruang diskusi berupa board services maupun chat channel yang disediakan oleh portal dalm internet . Board service adalah layanan untuk saling berkirim pesan atau pendapat pada satu topic tertentu yang tidak interaktif. Chat channel adalah sarana bertukar pesan secara interaktif. 

8. FAX

FAX adalah alat yang mempunyai kemampuan membaca dokumen pada satu sisi lain dari saluran komunikasi dan membuat salinannya pada satu sisi lainnya. Kemampuan ini juga sudah diadaptasi oleh komputer. Untuk keperluan ini komputer harus diberi kemampuan membaca dokumen, yaitu dengan ditambahkan peralatan scanner, selain harus terhubung ke jaringan telepon menggunakan Modem. Hasil penerimaan FAX pada komputer dapatdilakukan dengan hanya menampilkannya di layar monitor atau dicetak ke printer.

9. Videotex, Imaging, dan Desktop Publishing

Ketiga hal ini sudah bukan merupakan hal baru dalam pemanfaatan teknologi komputer saat ini.

• Videotex adalah kemampuan memindahkan, menyimpan narasi text dan gambar grafik ke dalam layar monitor.
• Imaging adalah kemampuan memindahkan, menyimpan, dan menampilkan kembali image atau citra ke dalam format digital dalam komputer
• Desktop Publishing adalah kemampuan komputer untuk menghasilkan keluaran yang sangat halus mendekati kemampuan typesetter (dalam layout cetakan).

Reerensi

Waluyo,Dwi Eko. 2010. Perkembangan Teknologi Perkantoran Modern. http://www.dinus.ac.id/artikel/2010/kantor-modern.html. Diakses 2 April 2015 (9.00)

Fauzi, Adman. 2010. Pengertian Otomatisasi perkantoran. http://adman.staf.upi.edu/2010/03/07/pengertian-otomatisasi-perkantoran.html. Diakses 2 April 2015 (14.00)

Sari, Nurfajrin Puspita. 2014. Sistem Otomatisasi Kantor. http://nurfajrin05.blogspot.com/2014/02/sistem-otomatisasi-kantor.html. Diakses 2 April 2015 (15.00)

ALAT KOMUNIKASI PERKANTORAN

Perkembangan Mesin Komunikasi diawali dengan semakin majunya teknologi komputer, membuat mengecilnya ukuran fisik komputer seperti laptop, tablet dan sebagainnya. Kecenderungan orang untuk berpindah –pindah mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon seluler semakin diperlukan. Sehingga dapat dikatakan dengan perkembangan mesin komunikasi dalam perkantoran mengakibatkan munculnya Kantor maya. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukungmahalnya sewa lahan dikota-kota besar mendorong tumbuhnya kantor maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik. 

Kegiatan kantor dapat dilakukan dimanapun. Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik.Untuk Keperluan ini banyak perusahaan portal internet menyediakan jasa kantor maya. Telekomunikasi mencakup komunikasi lewat radio. Telekomunikasi mungkin menyampaikan percakapan, bahan tulis dan tangan, gambar faesmile, lukisan dan sebagainya, atau citra televisi. Sistemnya dapat internal, yaitu di antara titik-titik di dalam gedung atau kelompok gedung yang sama, atau eksternal, yaitu berhubungan melewati koneksi Telkom dengan titik-titik yang lebih jauh di negara yang sama atau negara lain.

Jenis-jenis Mesin Komunikasi dalam Perkantoran

1. Telepon

Source from: slt-panasonic.blogspot.com

Pelayanan telepon Telkom digunakan secara begitu luas sehingga tidak memerlukan uraian umum. Adapun jenis yang paling lazim digunakan adalah :

• Telepon meja (tablephone) dan Triphone untuk diletakan di atas meja.
• Telepon dinding (wallphone) untuk dipasang pada dinding
• Telepon dengan pegeras suara (lound speaking telephone) yang tidak perlu dipegang sewaktu bicara.
• Telephone genggam (handphone) bentuknya kecil sehingga mudah di bawa kemana saja. Sekarang ini telepon semacam ini semakin digunakan oleh kalangan eksekutif serta semakin marak pula digunakan oleh muda-mudi yang ekonomi keluarganya mampu.

Source from: rt.com

Ada beberapa peralatan tambahan aksesoris yang dapat di pasang pada pesawat telepon jika perlu yakni antara lain :

• Bel dengan berbagai ukuran untuk digunakan bila bel standar tidak berbunyikeras
• Sinyal, lampu yang memperjelas bel secara umum
• Head set, kombinasi penerimaan dan mikrofon yang dipasang pada ikat kepala dari kawat. Walaupun umumnya digunakan oleh operator papan saklar, alat ini dapat pula di pasang untuk menerima pesanan, petugas pemeriksa dan pegawai lain yang menggunakan telepon, sedangkan kedua tangannya harus bebas agar dapat melakukan pekerjaan lain.
• Boks koin, (versi yang portable), digunakan untuk mengumpulkan tagihan dari anggota masyarakat atau staf yang mengadakan pembicaraan telepon pribadi
• Alat pemanggil, yang dapat digunakan untuk pemutaran angka otomatis untuk nomor telepon yang sering digunakan. Alat pemanggil dengan tombol , menyimpan hingga 32 nomor, yang masing-masing tombol dapat diputar dengan menekan tombol tertentu. 
• Meter untuk mengetahui panggilan 

Perangkat Penjawab Telepon

Alat ini secara otomatis menjawab telepon yang tidak diangkat dan dapat:

• Mengirimkan pesan yang direkam kepada pemanggil
• Meminta pemanggil untuk merekam pesan
• Digunakan sebagai mesin dikte jarak jauh
• Secara otomatis mengulang setiap pesan yang direkam oleh pemanggil, sewaktu diminta untuk melakukannya dengan menggunakan kata sandi rahasia yang diucapkan lewat telepon oleh orang yang berwenang.

2. Radio telepon

Source from: www.dx.com

Radio telepon merupakan sarana komunikasi yang berguna antara stasiun pusat dan unit bergerak seperti mobil, truk, atau alat yang dilengkapi dengan alat portabel. Perangkat radio seperti ini sering juga dikenal dengan perangkat dua meteran seperti HT (handi talki). Rick serta sebelas meteran seperti olben.

3. Teleprinter

Source from: www.chipchick.com

Teleprinter hampir sama dengan telepon. Akan tetapi, bila telepon menggunakan kata-kata lisan maka teleprinter adalah menggunakan kata-kata tertulis. Teleprinter adalah mesin yang dapat mengetik pesan, teks yang direproduksi dari kejauhan pada mesin yang serupa. Mesin pengiriman dan peneriman tersebut dihubungkan dengan kabel telegram atau radio.

Teleprinter dapat menyewa pada pelayanan teleks, mesin ini dapat dihubungkan dengan memutar angka, dengan mesin teleks pelanggan lain, temasuk yang berada di luar negeri. Biaya dibebankan untuk setiap hubungan menurut waktu yang digunakan. Selain itu, alat tersebut dapat digunakan untuk menerima dan mengirim telegram dan kawat.

Teleprinter yang dihubungkan dengan jaringan teleks dapat dibiarkan hidup sampai ditunggui sepanjang siang dan malam. Pesan yang masuk diterima dan dicetak secara otomatis. Pelayanan ini sangat penting untuk komunikasi internasional di antara zona waktu yang berbeda. Bila perlu pesan dapat diacak agar tetap rahasia hingga dirapikan kembali oleh yang berwenang. 

4. Telegram Facsimile

Source from: suryapuspita.wordpress.com

Dengan telegram facsimile (atau komunikasi grafis) bahan tertulis, gambar, lukisan, dan sebagainya dapat dikirim lewat saluran telepon umum atau pribadi atau lewat radio.

Bahan yang akan dikirim diumpanakan, pada kertas berukuran A4 atau A5, ke dalam mesin pegirim dan diteruskan melewati mesin drum. Drum serupa pada mesin penerimaan memuat kertas fotografik.

Caranya kerjanya:

• Pengirim mengadakan kontak dengan stasium melalui telepon terlebih dahulu. Sebuah tombol lalu ditekan pada titik pengiriman untuk menghidupkan drum yang berputar dengan kecepatan sama pada kedua mesin pengirim maupu penerima
• Sewaktu drum pada titik pengirim berputar, kertas pun disoroti oleh sinar lampu, dan ketika sorotan jatuh pada bidangnya terang atau gelap, sinyal dikirimkan ke titik penerima. Di sini, sinyal tersebut diubah kembali menjadi cahaya yang jatuh pada kertas fotografik sehingga menghasilkan salinan facsimile.

5. Telenote

Source from: www.expert-security.de

Ini adalah sistem untuk pengiriman bahan yang ditulis atau digambar dengan tenaga lewat sirkuit telepon, entah pribadi, nasional atau internasional. Pengirim memggambar atau menulis dengan menggunakan bolpoin yang dihubungkan dengan kabel yang fleksibel ke transmitor. Secara serentak, garis-garis yang sama dirunut di atas kertas oleh alat penerima pada ujung lain sirkuit telepon. Pengiriman dapat terjadi secara bersamaan dengan percakapan telepon sehingga memungkinkan pesan tertulis dilengkapi dengan ilustrasi gamar, rumus atau informasi lain yang tidak dapat diungkapkan dengan mudah dalam kata-kata. Alat untuk mengirim dan menerima dapat berupa unit yang terpisah, atau tergabung di dalam satu instrumen, yaitu transreciever.

6. Sistem Komunikasi Lain

• Sistem Pemanggil Umum. Sistem pengeras suara ini digunakan secara luas di pabrik, toko, supermarket, kantor dan sebagainya. Sistem pemanggilan umum ini sebagai sarana untuk memberikan instruksi atau mendapatkan orang yang mungkin tidak berada di ruang kantor mereka. Sistem ini bisa digunakan di kantor, memiliki kerugian, yaitu untuk menarik perhatian satu orang, maka perhatian semua pekerja lain teralih dari pekerjaan mereka. 
• Lokasi Staf. Sistem sinyal sederhana dengan bel untuk memanggil kurir atau juru tulis sudah merupakan hal yang umum. Ada pula sistem sinyal yang dirancang untuk melacak eksekutif dan orang lain yang selalu berkeliling di dalam gedung yang besar atau wilayah yang luas dalam menjalankan tugas mereka. Sinyal ini dapat berupa bunyi, kombinasi lampu berwarna, atau radio. Bila sinyal dibuat oleh radio, orang yang mungkin dipanggil harus membawah sebuah alat penerima berukuran kecil yang memancarkan sinyal dibawah kendali transmiter pusat. Alat penerima berukuran saku juga menyediakan fasilitas pembicaraan satu atau dua arah untuk menyampaikan pesan.
• Televisi Sirkuit Tertutup (close – circuit television). Ini adalah sarana komunikasi yang memiliki kegunaan yang sangat bervariasi. Suatu sistem yang terdiri dari sebuah kamera vidio, sirkuit penghubung dan layar televisi; hubungan suara juga dapat disediakan bila perlu. Sistem ini mungkin pula dihubungkan dengan alat perekan vidio/suara yang akan menyimpan sinyal yang melewati sirkuit, sehingga memungkinkan sinyal tersebut diputar ulang pada layar monitor belakang. Pada dasarnya, televisi sirkuit tertutup adalah sarana untuk melihat kejauhan, umumnya antar sirkuit pribadi. Di kantor, gedung, toko dan sebagainya, televisi sirkuit tertutup digunakan sebagai alat bantu keamanan. Alat ini memungkinkan penjaga untuk mengamati banyak daerah kritis dari ruang pusat. Alat ini juga digunakan untuk menyampaikan informasi, misalnya berita keuangan dan bursa efek, dan sebagai sarana untuk manayangkan dokumen yang disimpan dalam departemen pengarsipan pusat pada layar di belakang kantor yang jauh.

7. Jaringan Area Lokal (Local Area Network/LAN)

Source from: rt9net.blogspot.com

Jaringan Bintang

Lalu lintas suara dalam lebar gelombang (bandwidth) yang terlalu rendah untuk menangani transmisi vidio. Lebar gelombang berhubungan dengan kemampuan LAN untuk mengirim bit (bit adalah sepotong kata). Kenbanyakan LAN bekrja pada satu juta (bpd). Kecepatan fektivitasnya bergantung pada apakah sistem bersangkutan merupakan gelombang lebar atau gelombang dasar. Sistem gelombang dasar lebih murah dan beroperasi hanya pada satu saluran frekuensi pada satu kesempatan atau menggunakan kabel koaksial yang sederhana. Sistem gelombang lebar menggunakan kabel yang lebih rumit dan beroperasi pada lebih dari satu frekuensi sekaligus.

Wangnet

Jaringan ini adalah pesaing dan dirancang terutama digunakan wangnet, tetapi dengan menggunakan sambungan antar muka khusus dapat dihubungkan dengan peralatan buatan pabrik lain. Wangnet dapat menangani teks, data, suara dan vidio. Masing-masing dari jenis transmisi yang berbeda tersebut memiliki salurannya sendiri atas sambungan komunikasi, sehingga sistem jenis ini dikenal sebagai gelombang lebar (broadband).

Suatu jaringan kabel serat-optik akan digunakan dan sinyal akan diteruskan dari antena cakram ke jaringan komputer pengalih yang kemudian akan mengarahkan transmisi melintas jaringan tersebut ke penerima. Teknologi tersebut dapat mengubah secara dramatis transmisi percakapan telepon, televisi, surat kabar, transfer dana elektronis antar rumah tangga, bisnis dan bidang sektor umum.

8. Mesin Dikte

Source from: www.nabava.net

Mesin Dikte merupakan sarana yang memungkinkan korespondensi, laporan, intruksi, dan sebagainya untuk direkam kemudian disalin oleh seorang juru ketik. Rekaman dapat digoreskan, seperti halnya jalur dibuat pada sabuk plastik atau disk, atau magnetik pada pita, disk, atau sabuk. Rekaman yang digoreskan bersifat permanen dan tidak dapat dikoreksi selama pendiktean. Namun, rekan tersebut dapat disimpan dengan sedikit bahaya atau rusak atau penghapusan yang tidak disengaja. Rekaman yang digoreskan dapat diserut untuk menghilangkan permukaan yang beralur dan kemudian digunakan ulang. Banyaknya penggunaan ulang pergantung pada ketebalan bahan. Rekaman magnetik dapat dihapus dan dikoreksi selama pendiktean. Rekaman ini dpat pula dihapus dan digunakan ulang, barangkali sampai ratusan kali, kecuali rekaman dengan goresan yang tidak dapat dihapus.

Walaupun mesin dikte dapat dioperasikan dengan sedikit latihan, para eksekutif dianjurkan untuk mendengarkan secara kritis rekaman mereka sendiri dan berlatih untuk mengucapkan kata-kata dengan cermat. Kecerobohan dalam mendikte menyebabkan kesalahan dalam salinan atau, paling tidak pemborosan waktu juru ketik dalam mendengarkan rekaman dua atau tiga kali sambil berusaha menangkap kata atau frase yang tidak jelas.

9. Mesin Stenografi

Source from: nasilcalisir.blogspot.com

Ini adalah mesin yang memungkinkan operator menyalin dikte, merekamnya dengan ketikan. Setiap baris di atas pita kertas menggambarkan suku kata yang dicetak dengan menekan secara serentak kombinasi tombol yang tepat pada mesin. Mesin itu sendiri itu mudah dipindah-pindahkan dan operator yang terampil dapat mencapai kecepatan yang sangat tinggi.

Mesin stenografi sangat cocok untuk pembuatan laporan rapat, karena pitanya dapat diteruskan kepada juru ketik sekali-kali selama jalannya rapat sehingga pengetikan dapat berlangsung hampir secara serentak.

Kemampuan menulis dengan kecepatan tinggi penting dalam pembuatan laporan yang harfiah, tetapi sistem yang lebih lambat kerap dirasa memadai untuk tujuan umum.

Kebiasaan mediktekan surat bisnis dan sebagainya kepada penulis steno mulai digantikan oleh penggunaan mesin dikte karena mesin memberikan keuntungan utama seperti berikut:

• Juru ketik tidak perlu hadir dalam pendiktean
• Dikte dapat direkam butir demi butir sementara personel muncu
• Dikte dapat direkam jauh dari kantor
• Rekaman dapat dikirim lewat pois untuk disalin
• Penyalinan oleh juru ketik dari rekaman yang baik dapat lebih cepat daripada penyalinan dari catatan steno

Kelebihan dan Kekurangan Mesin Komunikasi dalam Kantor

Kelebihan: 

• Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, seperti ruang, AC, furniture, mesin-mesin kantor dan sebagainya.
• Mengurangi biaya penyediaan peralatan. Peralatan kantor dapat dikurangi jumlahnya seiring dengan sedikitnya kebutuhan tenaga administratif
• Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran komunikasi formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat berhubungan dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus
• Mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam kerja maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai
• Mendukung kegiatan sosial. Orang-orang yang tidak dapat meniinggalkan rumah menjadi bisa bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor.

Kekurangan

• Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat muncul karena kegiatan sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara pimpinan dan bawahan jarang dilakukan
• Bisa muncul rasa ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh komputer maupun perusahaan penyedia kantor maya, sehingga tenaga kerja yang dibutuhkan menjadi berkurang
• Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan sementara orang untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka. 
• Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan dirumah, Kegiatan-kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian daripada beban kantor.

Sumber Referensi:

Diah, Agitha. 2013. Makalah Teknologi Perkantoran. http://githahanafi.blogspot.com/2013/05/makalah-teknologi-perkantoran.html. Diakses 1 April 2015 (19.00)

Ilmu Administrasi. 2008. Pengantar Ilmu Administrasi dan Manajemen.

Http://ilmuadministrasi.wordpress.com/2008/12/Pengantar-ilmu-administrasi-dan-manajemen. Diakses 2 April 2015 (19.30)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2015. Telepon. http://id.wikipedia.org/wiki/Telepon. Diakses 2 April 2015 (19.00)

MESIN KANTOR ELEKTRONIK

1. Mesin Ketik Elektronik

Source from: www.beritateknologi.com

Perbedaan mesin ketik elektr-mekanik dan mesin ketik elektronis

Perbedaan antara mesin ketik Elektro-mekanis dan mesin ketik Elektronis adalah bahwa mesin listrik tidak mempunyai bagian yang bergerak (seperti roda gigi dan luas), tetapi hanya memiliki sirkuit mikro-elektronis. Bila sebuah tombol ditekan, suatu kode digital diteruskan kekepala huruf dan memerintakan apa yang harus yang dilakukan.

Keunggulan mesin ketik elektronik

Mesin ketik elektronik, mempunyai lebih banyak keistimewaan yang dapat meningkatakan produktifitas dan presentasi pengetikan ; mesin ini juga lebih tidak berisik dan memberikan peluang untuk meningkatakn dan dapat memberikan peluang untuk meningkatkan dan untuk dihubungkan dengan komputer mikro. Selain itu mesin ketik elektronik juga memiliki keunggulan lain seperti :

• Koreksi pengangkatan otomatis; mesin ketik elektronik memiliki memori koreksi yang mengingat karakter yaang baru saja diketik.
• Ada mesin yang hanya dapat mengoreksi satu baris, yang lain lagi dapat mengoreksi karakter yang tersebar pada beberapa baris.
• Peraga baris (line display) Banyak mesin yang memiliki peraga LED (light emitting diode) yang memperlihatkan 10 hingga 40 karakter sehingga memungkinkan dilakukanya koreksi pada peraga sebelum dicetak. 
• Spasi dan pitch yang profesional Jumlah karakter yang dapat diketik pada satu inci disebut pitch. Spasi yang proporsional mengubah-ubah jumlah karakter dalam satu inci sebanding dengan ukuran individualnya sehingga menghasilkan efek yang rapi.
• Fasilitas pengeditan Pengeditan dasar adalah koreksi yang dibuat karakter sehingga sangat lambat bila orang lain ingin menghapus sejumlah kata. Ada pula mesin yang memiliki fasilitas mailmerge.
• Cetak Tebal Ini didapatkan terutama pada mesin “heavy duty” dan efeknya ditimbulkan dengan daisy wheel yang menghantam pita sebanyak dua kali, pukulan kedua sedikit bergeser ke samping sehingga menimbulkan efek citra sangat jelas dan rapi.
• Penjajaran (justification) Margin kanan diratakan secara otomatis.
• Garis bawah otomatis Sewaktu kata diketik, kata tersebut digaris bawahi secara otomatis, tidak perlu kembali ke depan kata bersangkutan dan mengetik ulang garis bawahnya. 
• Penempatan di tengah (centering) Judul dan sebagainya dapat secara otomatis diletakkan di tengah dengan menyentuh sebuah tombol. Fungsi ini terutama ada pada mesin heavy duty.
• Tabulasi decimal Kolom angka decimal dapat dibariskan secara otomatis pada titik decimal.
• Tombol setengah spasi Gerakan dengan setengah spasi, jadi koreksi kesalahan ejaan dengan menyisipkan huruf yang terlewatkan dapat dilakukan.
• Pengumpan kertas otomatis Ini adalah pengumpan otomatis lembaran kertas ke dalam posisi yang sudah ditentukan sebelumnya. Kertas pun siap untuk diketik.
• Tombol pengulang otomatis Bila tombol tetap ditekan, maka karakter yang sama akan terus diketik.
• Penggeser mundur kereta otomatis Setiap akli akhir baris dicapai, roda huruf secara otomatis berpindah kebaris berikutnya. Pengentikan tidak perlu dihentikan karena karakter yang diketik disimpan di dalam memori penyangga (buffer memory) pada mesin dan kemudian diketikan kereta sudah berada pada posisinya di baris berikutnya. 
• Inden blok Satu blok kertas atau paragraf dapat secara otomatis diinden (dimulai beberapa ketikan dari margin kiri) sehingga meningkatkan mutu penyajian.
• Memori formulir Tata letak formulir dapat disimpan dengan menekan sebuah tombol, posisi dapat digerakkan dengan cepat ke atas, ke bawah dan ke samping, suatu keistimewaan yang sangat berguna untuk formulir yang sudah dicetak sebelumnya.




• Tabulasi garis vertikal Bila beragam terjadi dari satu posisi tabulasi ke posisi tabulasi yang lain, maka garis vertikal dapat dicetak secara otomatis.

Komponen mesin ketik elektronik

1. Memory.

• Mesin yang hanya dapat mengoreksi; mesin ini mempunyai memory kecil yang menyimpan (sekitar enam hingga beberapa ratus karakter huruf) apa yang baru saja diketik/koreksi dapat dibuat dengan satu pukulan tombol yang mengangkat kesalahan ketik dan huruf yang benar menggantiaknnya. Mesin ini memiliki keistimewaan lain (misalnya, spasi yang propesioanal), tetapi tidak memiliki memori yang dapat menyimpan teks untuk pengetikan ulang dan pengeditan.
• Mesin yang dapat menyimpan, mesin ini memungkinkan, paragraf yang kerap digunakan, surat singkat, dan sebagainya untuk diketik secara otomatis (20 karakter perdetik) dan menggabungkanya dengan teks lain. Memorinya dapat mencapai lebih dari 100 karakter.
• Mesin yang dapat digunakan untuk mengedit, mesin ini memiliki memori yang jauh lebih besar hingga 64.000 karakter. Teks dapat disimpan dan diedit dan memiliki peraga satu baris sekitar 30 karakter agar baris bersangkutan dapat diperiksa atau diperbaiki.

2. Pita mesin ketik. 

Sebagian besar mesin ketik dapat menggunakan pita dari perbagai pabrik dan harga sangat bervariasi. Dewasa ini, kebanyakkan mesin ketik dengan bola huruf menggunakan jenis pita yang sama. Dalam memilih pita sebaiknya anda memeriksa harga dari penyalur yang berbeda untuk mendapatkan harga yang masuk akal. Pita kain lebih ekonomis, tetapi mutu pengetikakannya lebih rendah. Pita film karbon yang memberikan cetakan kualitas tinggi semakin banyak digunakan.

3. Kertas sinambung.

Bila formulir rutin yang panjang, seperti faktur, harus diisi juru ketik, banyak waktu yang dihabiskan untuk menyisipkan kertas karbon dan memasang formulir ke dalam mesin. Persiapan ini dapat sangat dikurangi dengan penggunaan kertas sinambung. Alat tambahan dapat dipasang pada kereta mesin ketik untuk mengambil sejumlah formulir yang tercetak pada lembaran yang panjang yang biasanya dilipat secara zigzag. Formulir yang berurutan dengan demikian diumpankan ke dalam mesin hanya dengan memutar silinder. Bagian belakang dari aslinya dan aslinya semua kecuali salinan yang terakhir dilapisi dengan karbon atau sebuah alat tambahan yang memungkinkan lembaran kertas karbon atau pita digunakan berulang-ulang dengan menariknya ke bawah pada perangkat formulir berikutnya setelah setiap pengetikan diselesaikan. Anda juga dapat menggunakan kertas yang mengandung zat kimia yang menghasilkan salinan tanpa memerlukan kertas karbon

Mesin ketik elektronik yang dihubungkan dengan computer

Mesin ketik dapat dihubungkan dengan komputer mikro sehingga berfungsi sebagai pencetak (printer) atau terminal masukkan (input terminal). Sebagian besar pabrik mesin ketik menyediakan fasilitas ini, tetapi anda sebaiknya memiliki jenis huruf yang sesuai. 

Source from: ensiklopedimatematika.blogspot.com

Microwriter hanya memiliki enam tombol dan berukuran 9 x 4 inci. Tombol-tombolnya terpasang sedemikian rupa sehingga sesuai untuk digunakan untuk jari-jari pada satu tangan. Pada bagian atasnya terdapat peraga kristal cair 14 karakter dan pada masing-masing ujungnya terdapat soket untuk dihubungkan dengan TV atau monitor, pencetak, tape-recorder dan adaptor listrik. Untuk memperolah huruf atau angka, dua tombol harus ditekan sekaligus. Untuk mendapatkan tanda baca dan perintah pengelohan kata terdapat empat tombol shift. Memori sekitar 8 KB dan dapat menyimpan sekitar 5 halaman naskah ketik berukuran A4. kecepatannya sekitar 50 kata per menit. Hubungan TV (TV interface) diperlukan untuk memperagakan hingga 24 baris teks sekaligus dan hingga 60 karakter pada setiap baris.

2. Mesin Hitung Elektronik (Elektronik Calculating Machine)

Source from: www.tritamamandiri.com

Ciri-cirinya

• Tenaga penggerakannya menggunakan sinar matahari, batrei dan listrik.
• Komponen dan cara kerja mesinnya elektroni
• Hasil perhitungan (output), cepat dan mudah dilakukan
• Bentuk kecil dan ringan.

Jenis-jenisnya

1.Berdasarkan tenaga penggeraknya

• Solar powered calculator: Pengoperasiannya denagn cara membuka tutupnya dan bila tidak dioperasikan tutuplah.
• Solar/baterai power calculator: Pengoperasiannya dengan baterai/sinar matahari.
• Baterai powerd calculator: Pengoperasiannya dengan baterai
• Baterai/electric powered calculator: Pengoperasiannya dengan baterai kering atau listrik
• Electric powered calculator: Pengoperasiannya dengan tenaga listrik

2. Berdasarkan bentuk dan ukurannya

• Card calculator: Bentuknya kecil, tipis dengan tombol rata dengan permukaan
• Wallet calculator: Bentuknya kecil dan dilengkapi dengan tutup lipatan seperti dompet
• Hard calculator: Bentuknya kecil dan dilengkapi dengan tutup plastic seperti kantong
• Semi desktop calculator: Bentuk besar dipergunakan diatas me
• Dekstop calculator: Bentuk besar, dan dipergunakan dikantor-kantor

3. Berdasarkan penggunaanya

• Financial/business calculator: memuat tombol (ombo) yang spesifik untuk perhitungan bisnis atau finansial
• Scientific calculator: memuat tombol yang spesifik untuk perhitungan matematis
• Office calculator: Digunakan di kantor-kantor

4. Berdasarkan Penampilan hasilnya

• Non pointing calculator: Hasil perhitungannya hanya tampak pada display
• Printing calculator: Hasil perhitungan tampak pada display dan tercetak pada kertas hitung

5. Berdasarkan kemampuan operasinya (banyaknya digit)

• Mulai dari 8, 10, 12,14, dan 16 digit

3. Cash Register

Source from: indocashregister.com

Ciri-cirinya

• Komponen dan cara kerja mesinnya elektronik.
• Tenaga penggeraknya menggunakan listrik.
• Bisa dipergunakan (tipe tertentu) untuk menampakan nama barang pada display.
• Bisa digabung dengan cash register lain atau dengan komputer.
• Bisa digunakan 1-8 kasir dengan pencacatatan terpisah
• Memiliki 1-30 departemen paad satu mesin.

Jenis-jenisnya

Jenis-jenis cash register ini dapat dilihat berdasarkan:

1. Sistem operasinya

• Cash register berdiri sendiri (stand alone)
• Cach register yang dapat digabung dengan cash register lainnya
• Cash register atau kelompok kerja yang dikendalikan oleh induk (local area network)

2. Banyaknya departemen

• Cash register kecil (1-8 departemen)
• Cash register sedang (10-29 departemen)
• Cash register besar (lebih dari 20 departemen) 

3. Berdasarkan banyaknya kasir (operator)

• Cash register untuk 
• Cash register untuk 4 kasir
• Cash register untuk 8 kasir

Komponen (cash register merek TEC MA 210-20)

Komponen mesinnya

• Layar Belakang (untuk pembeli)
• Layar depan (untuk Operator)
• Keyboard. Pada papan kunci ini terdapat kelompok tombol fungsi, tombol angka dan tombol departemen. 
• Laci Uang (Cash drawer). Memuat petak-petak untuk menyimpan uang (dikelompokkan) berdasarkan kelompok uang sejenis (ratusan, ribu dan seterusnya)
• Mode kunci (mode leek)
• Kunci kasir (elerk loek). Memuat 4 kasir dan untuk tiap kasir memiliki anak kunci (satu lubang untuk dua kas
• Kunci ON-OFF (receipt-on-off switch). Pada posisi ON, transaksi tercetak pada bukti penerimaan ( kertas receipt) dan kertas jurnal. Sedangkan pada posisi off, transaksi hanya masuk/tercetak pada kertas jurna
• Kunci tutup pencetak (print cover lock). Berfungsi untuk membuka dan menutup pencetak dengan menggunakan anak kunci
• Tanda terima jurnal (receipt and journal. Kertas jurnal terletak disebelah kiri dan dipotonh untuk diberikan pada pembeli, sedangkan kertas jurnal disebelah kanan untuk mengetahui transaksi kas 
• Tutup pencetak (printer cover)

Sumber Referensi:

Anonim, 2008. Pengantar Ilmu Administrasi dan Manajemen.

Http://ilmuadministrasi.wordpress.com/2008/12/Pengantar-ilmu-administrasi-dan-manajemen. Diakses 7 Maret 2015 (19.30)